Videoconferencia en sala

Servicio de Videoconferencia de la UCLM

El servicio de videoconferencia permite a los distintos usuarios de la UCLM convocar conferencias. Estas reuniones se suelen realizar entre grupos de personas situadas en lugares alejados entre sí.   Habilita la posibilidad de compartir información digital, audio y vídeo de forma simultánea. Facilita por tanto la incorporación de la tele enseñanza de una forma natural en nuestra institución, así como el desarrollo de un trabajo colaborativo de una manera más eficaz.

Puede ser ofrecido, bien a través de las salas equipadas para este fin, bien mediante el uso de la herramienta Skype Empresarial, bien integrando en una misma reunión ambas soluciones. Se dispone de un total de 54 salas de videoconferencia diseminadas por todos los campus.

Condiciones Generales

Usuarios

Podrán ser usuarios del servicio, todos aquellos miembros de la comunidad universitaria, estudiantes,  personal docente e investigador y el  de administración y servicios. Disponen de la posibilidad de convocar reuniones a través del Skype Empresarial con cualquier persona del directorio de la UCLM, con personal invitado a través de una cuenta de correo y/o con las salas propiamente dichas por medio de los buzones de sala.
El estudiante que desee hacer uso de este servicio deberá cursar sus solicitudes a través del personal docente e investigador.


Precio

No existe precio asociado al uso de este servicio.

Condiciones Específicas

La plataforma de videoconferencia de la UCLM está basada en el uso del sistema Microsoft Skype Empresarial, esta utilidad se enmarca como parte del Proyecto de Comunicaciones Unificadas.

Las salas de videoconferencia disponen en la actualidad de equipamiento Smart-Room en su mayor parte, aunque se mantienen algunos equipos de tecnología Polycom compatibles con servicios H.323.

Podrán convocarse videoconferencias  a través del cliente Microsoft Outlook,  del servicio on-mail o bien a través de los gestores de sala.

Normativa Asociada al Servicio

Acceso

Autorizaciones

No es necesaria ninguna autorización explícita para el uso del servicio en las condiciones descritas.


Software
  • Para los usuarios se recomienda Skype Empresarial 2016.

Indicadores

Datos proporcionados por el Área de Tecnología y Comunicaciones de la UCLM

Soporte

Soporte

Cualquier usuario de la UCLM puede trasladar incidencias o peticiones relacionadas con el servicio a través del Centro de Atención al Usuario o mediante el teléfono 926295377 (Centro de atención remota).

 

Localización de las Salas

Aquí puede consultar la localización de las salas disponibles asociadas a este servicio.

 

Preguntas Frecuentes

Relación de preguntas frecuentes ante, durante y después de una videoconferencia.

Antes de la Videoconferencia

  • Para realizar una videoconferencia no es obligatorio convocar una sala. Se puede llevar a cabo una videoconferencia entre usuarios del servicio, desde sus equipos personales.

 

Para reservar una sala en una sesión de videoconferencia:

Para conocer la disponibilidad de las salas en una sesión de videoconferencia deberá usar el buscador de salas de Outlook.

  • Una vez pulsado "Asistente a programación" y "Reunión Skype" podrá ver los horarios disponibles para cada una de las salas deseadas e invitar a las salas y/o asistentes que desee.
  • Si desea consultar la ocupación de una sala puede hacerlo a través de icono de calendario de la lista de salas una vez haya encontrado la sala deseada.

Para convocar una videoconferencia desde un equipo Macintosh:

 Para modificar cualquier convocatoria de videoconferencia debe tener en cuenta: 

  • Se pueden realizar los cambios necesarios en una convocatoria de videoconferencia en cualquier momento, incluso una vez comenzada la videoconferencia.
  • Dependiendo del cambio realizado se realizarán distintas comunicaciones
    • Si se trata de un cambio de horario, se comunicará a todos los asistentes a la reunión.
    • Si se añade un nuevo asistente, solo se le enviará al nuevo asistente.
  • Sólo podrá realizar estos cambios si Ud. es la persona que convocó la videoconferencia.

 

 

Para participar en videoconferencias con otros sistemas distintos al corporativo:

  •  Póngase en contacto con la Unidad de Tecnología y Comunicaciones a través de  CAU para examinar la compatibilidad de los sistema implicados.

Durante la Videoconferencia

Si la sala donde está convocado,  está ocupada.

  • Asegúrate que la sala y la hora son las que te enviaron en la convocatoria.
  • Contacta con los auxiliares de servicio del edificio. Éstos comprobarán las reservas y adoptaran las medidas necesarias.

 

Si llego a una sala, compruebo que mi reunión aparece en la consola, pero no se encuentra  la opción "Unirse":

  • Puede que no se haya cerrado la sesión anterior, en cuyo caso, deberá pulsar el botón rojo (colgar). A continuación debe poder visualizar  el botón "Unirse".  Si no es así póngase en contacto con el Servicio de Atención Remota a través del 93900.

Para conectarse a su sesión de videoconferencia en sala:

  • Comprobará que en la consola aparece un cuadro azul con el nombre de su reserva y la palabra "Unirse". Debe pulsar en ese cuadro para iniciar la conexión.

 

Si aparecen mensajes de error en la consola:

  • Suelen encontrase  opciones de “Aceptar” o “Cancelar”, pulse las veces necesarias sobre estos botones hasta que estos mensajes desaparezcan.
  • En otro caso puede ponerse en contacto con el Servicio de Atención Remota a través del 93900.

Si se encuentra en una sala durante una sesión de videoconferencia puede en cualquier momento añadir participantes y/o salas: 

  • Si me han convocado a una videoconferencia puedo asistir a la misma desde una sala o desde mi puesto de trabajo a través de mi convocatoria.
  • Ante cualquier duda, incidencia o recomendación puede ponerse en contacto con el Centro de Atención al Usuario a través del 93900 o bien a través de  CAU.

La mejor manera de tener un soporte técnico en sala:

  •     Cuando realice la convocatoria puede convocar a este buzón servicio.videoconferencia@uclm.es como participante. Mediante este usuario podremos intervenir en la solución de incidencias durante la celebración de su sesión.

 

Despues de la Videoconferencia

  • Si la sala está conectada a una sesión previa debe colgar pulsando en la consola  en el botón rojo "colgar",  a continuación pulse en "Unirse" a la reunión de su sesión.

Cuando la videoconferencia haya terminado asegúrese de que cierra la pantalla de compartir escritorio (si lo estuvo haciendo) y finalmente pulse el botón "Salir" que dará por terminada la reunión.

Ante cualquier duda, incidencia o recomendación puede ponerse en contacto con el Centro de Atención al Usuario a través del 93900 o bien a través de CAU.

Última revisión

  • Marzo de 2021.